La Contraloría Regional Abancay evidencia riegos en proceso de organización y conservación de documentos en el Archivo Central del Gobierno Regional de Apurímac, ubicado en el segundo piso del Estadio de Condebamba  en la provincia de Abancay, mediante el control simultáneo ejecutado  por el Órgano de Control Institucional  durante el periodo comprendido del 28 de marzo de 2017 a 3 de abril de 2017

En el ejercicio del servicio de control se identificaron cinco riesgos: Las instalaciones asignadas al Archivo Central del Gobierno Regional de Apurimac, no garantizan la conservación e integridad del acervo documentario; el proceso de organización archivística de documentos en la entidad carece de clasificación y ordenamiento de archivos.; la entidad carece de documentos de gestión que regulen el proceso archivístico; la falta de implementación de medidas de seguridad y salud ocupacional en el archivo central ; y en la entidad no encuentra definidas las funciones y responsabilidades del personal a cargo de la administración de archivos.

Durante la inspección a los ambientes del archivo central se revelaría el riesgo de deterioro y destrucción del acervo documentario por estar expuesto a la sustracción y pérdida de documentos, la falta de documentación e información para labores de fiscalización y control posterior, así como no encontrarse clasificados u ordenados de acuerdo a las distintas unidades orgánicas yla falta de oportunidad en la búsqueda y entrega de documentos a los usuarios que lo requieran.

Además de carecer de un ambiente adecuado y seguro para la integridad física del personal que labora en el recinto regional, mostrando serias deficiencias en sus instalaciones como: calaminas acondicionadas como paredes; filtraciones de agua, producto de las lluvias; documentos expuestos a iluminación solar; presencia de humedad en el suelo y en las paredes; ventanas sin rejas de protección y presencia de polvo.

La Contraloría Regional de Abancay ha puesto en conocimiento de la autoridad regional de Apurímac, a fin de que se adopte las medidas correctivas en la preservación, defensa y conservación e incremento del patrimonio documental de la Región.